O que é nota fiscal e por quê emitir?

O que é nota fiscal e por quê emitir?

Comércio é a atividade de compra e venda de produtos, que atualmente se caracteriza nos universos físico e online. Ambos formatos, apesar dos pontos distintos, têm muitas coisas em comum, incluindo a emissão de nota fiscal para a venda. Neste artigo, vamos entender com profundidade o que é nota fiscal e porquê é importante emitir. Confira. 

O que é nota fiscal?

A nota fiscal nada mais é do que um documento que comprova a realização de compra ou venda de um produto ou também a prestação de um serviço. É uma forma de as empresas pagarem impostos e também ficarem em dia com o Fisco e com a Receita Federal. A única modalidade que não é obrigada a emitir nota fiscal é o MEI, mas para as demais categorias de empresas não emitir notas fiscais é considerado sonegação fiscal. 

Ou seja, a nota fiscal comprova a legalidade das operações, a regularização dos tributos e a legalidade das mercadorias. 

No caso do e-commerce, a nota fiscal pode ser enviada por email e também acompanha o produto na embalagem. 

Por que é importante emitir notas fiscais? 

Tanto para o lojista, quanto para o cliente, a nota fiscal é a certificação da compra e pagamento do produto. Ou seja, o documento, digital ou impresso, assegura que o produto ou serviço será entregue conforme o acordado. Aos olhos dos clientes, emitir notas fiscais também é uma maneira de reforçar a credibilidade e confiança do negócio. 

Para o consumidor, a nota fiscal é um comprovante de compra que ajuda a localizar o pedido ou requisitar a garantia ou até mesmo solicitar a troca ou devolução da mercadoria, por isso é fundamental para vendas no e-commerce. 

Do ponto de vista da gestão, as notas fiscais também são importantes para ter controle de entradas e saídas e contabilizar pagamentos de impostos, valores recebidos e até mesmo na hora da declaração de imposto de renda. 

Em resumo, emitir notas fiscais é importante para: 

  • Comprovar transações comerciais;
  • Proporcionar boa experiência de compra ao cliente;
  • Fazer a logística reversa
  • Organização financeira e contábil. 

Quais são os tipos e os modelos de notas fiscais?

O primeiro ponto a aprender é que não existe um único tipo ou modelo de nota fiscal. Existem vários. Confira cada um deles nas listas a seguir: 

  • NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) – Documento eletrônico emitido por todas as empresas que comercializam produtos e serviços
    • NF-e Complementar – Serve para acrescentar dados e valores que não foram registrados no documento original, como um acréscimo durante uma exportação. 
    • NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) – É destinada para empresas que prestam serviços, como assistências técnicas, hotéis e transportadoras.
    • NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor) – Voltada para o consumidor final. É o documento substituto da nota fiscal modelo 2. 
  • DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) – Documento impresso ou eletrônico que tem as principais informações da NFe. É ideal para o acompanhar o transporte da mercadoria.
  • CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) – Tem como função registrar as operações de transporte de cargas realizadas no Brasil. 

Já os modelos são divididos a partir dos tipos, desta forma:

  • Nota Fiscal (Modelos 1 ou 1-A): Direcionada aos contribuintes sujeitos à legislação do IPI e do ICMS.
  • Nota Fiscal de Venda a Consumidor (Modelo 2): Nota que é emitida para o cliente que adquire a mercadoria ou o serviço.
  • Nota Fiscal de Produtor (Modelo 4): Utilizada para comprovar as operações rurais e trazer benefícios para os produtores.
  • Nota Fiscal de Energia Elétrica (Modelo 6): Essa modalidade tem por objetivo tratar as operações de distribuidoras de energia elétrica.
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte (Modelo 7): Utilizada em todos os tipos de transporte: de pessoas e de mercadorias.
  • Nota Fiscal de Serviço de Comunicação (Modelo 21): Emitida por empresas de comunicação de qualquer meio.
  • Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações (Modelo 22): Destinada aos serviços de telecomunicação, como emissoras de rádio.

Nota fiscal eletrônica, o que muda? 

A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) foi implementada no Brasil no ano de 2006, e surgiu com o exato objetivo de digitalizar o processo e substituir as notas fiscais impressas. O objetivo principal da operação, além de economizar coletivamente milhares de impressões de notas para arquivos diariamente, era centralizar as informações tributárias e facilitar o trabalho dos órgãos responsáveis pelo controle fiscal. 

A função da Nota Fiscal eletrônica é exatamente a mesma: comprovar as vendas de produtos e serviços, e desde a implementação, está sendo um sucesso. Isso reduz custos dos processos burocráticos, tanto para as empresas, quanto para o governo. 

A modalidade eletrônica da Nota Fiscal tem a mesma validade jurídica, desde que assegurada por uma assinatura digital da empresa emitente. 

Quais os principais benefícios em aderir a Nota Fiscal Eletrônica? 

Os benefícios são sentidos através de diferentes pontos de vista:

  • Para empresa que compra ou vende: diminui custo de armazenagem de documentos, reduz o custo do envio do documento fiscal, simplifica a escrituração contábil e otimiza o planejamento logístico. 
  • Para o cliente: reduz o consumo e o desperdício de papel, incentiva o comércio eletrônico e garante a armazenagem de notas em formato digital para possíveis trocas de produtos. 
  • Para o Fisco: garante mais segurança nas informações de notas fiscais, otimiza os processos de controle fiscal e compartilhamento de informações com os demais órgãos e diminui a sonegação fiscal.  

Conheça os tipos de Notas Fiscais Eletrônicas: 

Assim como nas notas fiscais impressas, as eletrônicas também são divididas por diferentes tipos: 

Nota Fiscal eletrônica (NF-e)

Essa é o tipo mais utilizado por lojas físicas e e-commerces que vendem produtos atribuídos ao Imposto de Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). A validade jurídica do documento é assegurada pela assinatura digital.

Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e)

Essa modalidade foi criada com o intuito de substituir a Declaração de Serviço, a NFS-e é destinada à prestação de serviços de qualquer natureza. Por isso, esse documento fiscal está diretamente ligado ao Imposto sobre Serviços (ISS).

Nota fiscal de Consumidor eletrônica (NFC-e)

Modelo que vem para substituir os cupons fiscais, já que o documento reduz custos de obrigações aos contribuintes, e cumpre o seu papel de comprovar o que foi adquirido pelo consumidor. A NFC-e proporciona mais agilidade aos processos.

Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e)

A Nota Fiscal de Transporte eletrônico foi criada em 2013, e é específica para os serviços de transporte rodoviário de cargas. Ela tem o objetivo reduzir divergências entre o que consta nas notas e os produtos transportados na carga.

Todos os negócios devem emitir notas fiscais? 

A emissão de Notas Fiscais é obrigatória através da Lei Nº 8.846/94. A emissão quando feita diretamente pelo sistema de gestão integrado, garante que as notas sejam emitidas e enviadas digitalmente para o consumidor. 

A emissão de documentos fiscais é obrigatória para empresas que contribuem com o ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços) ou para o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), já para os MEI e enquadrados no Simples Nacional, apesar de não ser obrigatório é uma importante ferramenta para proporcionar ao cliente uma melhor experiência de consumo e passar credibilidade e confiança no mercado. 

Como emitir notas fiscais? 

Para os pequenos negócios, é possível emitir notas fiscais através de portais de emissão de notas do próprio município onde a empresa está localizada, é o caso de muitos MEIs. Mas para as empresas maiores, contar com tecnologia para emitir os documentos fiscais, além de ser prático e sem custo adicional, também digitaliza alguns processos que podem se tornar mais burocráticos no dia a dia. 

Um sistema de gestão ERP é capaz de integrar os setores do negócio, automatizar estoque, vendas e emissão de notas fiscais e ainda conectar a canais de venda e parceiros de logística. Tudo através de uma mesma ferramenta de gestão. 

A emissão de notas, por exemplo, é um processo automatizado, que a partir da compra do cliente, os dados inseridos já passam para o cadastro e emissão de notas, enquanto o estoque é avisado sobre a venda para separação do produto e dar sequência à logística de entrega. 

Para consultar uma nota fiscal que já foi emitida basta acessar o portal da Nota Fiscal Eletrônica e inserir a chave de acesso de 44 dígitos recebida com o DANFE, valide o captcha e pressione “Continuar”. A nota será exibida pelo site.

Gestão integrada 

Quanto mais vendas acontecerem, mais notas fiscais serão emitidas, e garantir que esse processo ocorra de maneira automatizada através do sistema de gestão, é uma forma de dar mais espaço para a criatividade no dia a dia do negócio. É um círculo vicioso de desenvolvimento, e o negócio só tende a crescer. 

A emissão de nota fiscal é um processo que está no dia a dia do empreendedor, e pensar na gestão integrada é necessário para poder escalar as vendas e atender melhor os seus clientes. Se ainda não utiliza um sistema de gestão ERP, faça um teste grátis por 3 meses utilizando o cupom #comschool com o Bling, um sistema de gestão online com armazenamento em nuvem que é parceiro do seu negócio!

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